Chi non ha mai desiderato liberarsi in un sol colpo di tutte le pile di documenti accumulati in casa? La tentazione di mettere ordine tra le proprie carte è universale e irresistibile.
Tuttavia, prima di cedere a questo impulso, è fondamentale assicurarsi che quei documenti non siano più necessari per evitare rischi in futuro. Bollette, fatture, ricevute, scontrini e altri documenti simili devono essere conservati per il periodo di tempo necessario, rispettando la loro validità, al fine di averli a disposizione in caso di futuri controlli fiscali.
Per quanti anni vanno conservate le bollette?
Nella vita di tutti i giorni, si accumulano numerosi documenti che, in molti casi, possono diventare indispensabili quando si tratta di dimostrare i propri diritti o evitare pagamenti aggiuntivi in caso di dispute. Tra questi, le bollette di acqua, luce, gas e telefono rivestono un ruolo fondamentale. Questi documenti dovrebbero essere conservati attentamente per un periodo specifico, al fine di evitare spiacevoli inconvenienti finanziari. Per esempio, è consigliabile tenere le bollette del telefono per almeno 5 anni dalla loro data di emissione.
Tuttavia, c’è un dettaglio importante da tenere a mente: per le bollette di luce e gas, la prescrizione dei controlli si riduce a soli 2 anni in caso di significativi ritardi nella fatturazione, se la colpa ricade sul fornitore. Ecco perché è essenziale comprendere i tempi di conservazione corretti per ciascun tipo di documento e risparmiare tempo, denaro e disagi in caso di contestazioni.
Cosa prevede la legge italiana in merito alla conservazione delle bollette
L’articolo 293 del Codice Civile chiarisce che i fornitori di luce e gas hanno un limite temporale per richiedere il pagamento delle loro fatture. Conoscere questo periodo è cruciale, poiché determina per quanto tempo siamo obbligati a conservare le bollette relative a questi servizi. Superato questo limite temporale stabilito dalla legge, il fornitore non può più richiedere il pagamento al cliente.
Ecco per te una lista con le tempistiche da rispettare a seconda del tipo di bolletta, così saprai esattamente quando poterti liberare di tutte quelle scartoffie:
Bollette di energia elettrica e gas: Si consiglia di conservarle per 2 anni se sono state emesse dopo il 1° marzo 2018 o per 5 anni se emesse prima di tale data. Questo vale sia per la luce che per il gas, considerando l’anno successivo (cioè dall’1 marzo 2019).
Bollette dell’acqua: È consigliabile conservarle per 2 anni se sono state emesse dopo il 1° gennaio 2020 o per 5 anni se emesse prima del 1° gennaio 2019.
Bollette del telefono: È opportuno conservarle per 5 anni a partire dalla data di emissione.
Documenti fiscali/bancari: Si consiglia di conservarli per un periodo compreso tra 5 e 10 anni dalla data di emissione.
Se ti stessi ancora domandando a cosa serve conservarle: pensiamo, ad esempio, a una situazione in cui potrebbe sorgere la necessità di dimostrare un pagamento avvenuto a causa di un ritardo nei pagamenti. In questo caso, potrebbe accadere che il fornitore invii un sollecito o richieda una prova del pagamento effettuato. È in momenti come questi che diventa cruciale avere a disposizione una copia della ricevuta del pagamento della bolletta, da poter inviare al fornitore tramite posta, fax o posta elettronica.
Consigli utili per la conservazione delle tue bollette
In effetti, la conservazione delle bollette diventa un passo necessario per proteggersi da spiacevoli sorprese future. Benché possa sembrare scomodo dover archiviare tutte queste bollette, rappresenta l’unico modo per garantire di poter documentare correttamente i pagamenti effettuati al fornitore. Ecco alcuni suggerimenti per assicurarti di gestire in modo adeguato la conservazione delle bollette:
Dedica un cassetto alle fatture energetiche: Riserva uno spazio specifico dove poter riporre ordinatamente tutte le tue bollette energetiche. Questo rende più semplice l’accesso quando ne hai bisogno. Inoltre, puoi pensare alla digitalizzazione dei tuoi archivi per ridurre lo spazio occupato e guadagnare tempo.
Crea una copia delle bollette su disco esterno o cloud se le ricevi digitalmente: Considera la possibilità di archiviare una copia delle bollette su un disco rigido esterno o in un servizio di cloud storage sicuro. In questo modo, saranno protette da eventuali perdite o danni fisici grazie alla conservazione digitale.
Elimina periodicamente le fatture con più di due o cinque anni (a seconda del documento): Per mantenere un archivio pulito e aggiornato, prendi l’abitudine di eliminare le bollette che hanno superato il periodo di conservazione raccomandato di cinque anni.
Esegui una copia digitale delle fatture tramite scanner: Scannerizza i tuoi documenti e le tue bollette in formato digitale utilizzando il tuo smartphone o uno scanner e organizzale in una cartella sul tuo computer. Questo metodo è utile per avere una copia di backup facilmente accessibile.
Quest’ultimo punto può essere una soluzione molto valida, ma che può indurre a alcuni rischi sull’originalità del documento conservato, quindi vediamo una soluzione che ci libererà in modo sicuro e 100% legale dalle pile di documenti.
La fattura elettronica: il tuo alleato per la gestione delle bollette
Bisogna tenere conto che molti ormai decidono di pagare le proprie bollette attraverso domiciliazione bancaria, in questo caso quindi il fornitore di gas o elettricità preleva la somma direttamente
